Gửi Email
Liên hệ Zalo
Trong thời đại tuyển dụng trực tuyến bùng nổ, việc hiểu rõ gửi CV qua email là gì trở nên vô cùng quan trọng đối với mọi ứng viên. Đây không chỉ là thao tác nộp hồ sơ qua mạng, mà còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Biết cách gửi CV đúng chuẩn giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm hồ sơ khác và tăng cơ hội được gọi phỏng vấn chỉ trong vài phút.
1. Giới Thiệu: Vì Sao “Gửi CV Qua Email” Lại Quan Trọng?
Trong thời đại công nghệ số, khi mọi hoạt động tuyển dụng và ứng tuyển đều được số hóa, gửi CV qua email trở thành phương thức phổ biến và chuyên nghiệp nhất để kết nối giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Nếu như trước đây bạn cần in hồ sơ, xếp hàng nộp trực tiếp tại công ty, thì giờ đây chỉ với một vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại, bạn đã có thể gửi CV xin việc qua mail tới bất kỳ doanh nghiệp nào trên toàn quốc – từ các startup nhỏ đến tập đoàn đa quốc gia.
Tuy nhiên, không ít người vẫn đặt câu hỏi: “Gửi CV qua email là gì?” hay “Cách gửi CV qua mail như thế nào cho đúng chuẩn?”. Thực tế, việc gửi CV không chỉ là đính kèm file và nhấn nút “Send” – mà đó là cả một nghệ thuật thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ nghiêm túc và khả năng giao tiếp qua văn bản của bạn. Một email được soạn thảo khéo léo có thể khiến nhà tuyển dụng dành thêm vài giây quý giá để đọc CV của bạn, thay vì chuyển thẳng vào thùng rác kỹ thuật số.
Theo các chuyên gia nhân sự, hơn 70% hồ sơ ứng tuyển hiện nay được gửi qua email, và tỷ lệ phản hồi có thể tăng gấp đôi nếu bạn làm đúng cách. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm gửi CV qua email, đồng thời hướng dẫn cách viết email xin việc kèm CV chuẩn chỉnh, giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu tiên. Chúng ta sẽ đi từ cơ bản đến nâng cao, với các ví dụ thực tế để bạn dễ dàng áp dụng.
2. Gửi CV Qua Email Là Gì?
Hiểu một cách đơn giản, gửi CV qua email là gì? Đó là quá trình bạn gửi bản hồ sơ xin việc (CV) của mình thông qua thư điện tử (email) đến địa chỉ email của nhà tuyển dụng hoặc bộ phận nhân sự. Đây là cách nhanh chóng để giới thiệu bản thân và năng lực, giúp bạn vượt qua rào cản địa lý và thời gian.
- CV (Curriculum Vitae) là bản tóm tắt về thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và thành tích của bạn. Một CV tốt không chỉ liệt kê thông tin mà còn kể câu chuyện về hành trình sự nghiệp, chứng minh bạn là ứng viên lý tưởng cho vị trí đó.
- Email là kênh truyền tải thông tin nhanh chóng, tiện lợi và chuyên nghiệp, cho phép bạn đính kèm file, thêm liên kết portfolio và thậm chí chèn hình ảnh minh họa nếu cần.
Khi kết hợp hai yếu tố này, gửi CV qua mail giúp bạn dễ dàng tiếp cận hàng trăm nhà tuyển dụng chỉ trong vài phút mà không cần gặp trực tiếp. Đây cũng là hình thức ứng tuyển được mọi doanh nghiệp hiện nay ưu tiên sử dụng vì tính tiết kiệm và khả năng lưu trữ hồ sơ dễ dàng. Ví dụ, một công ty lớn như FPT hay Vingroup có thể nhận hàng nghìn email mỗi ngày, nhưng chỉ những email được soạn thảo chuyên nghiệp mới được mở ra.
Tóm lại: Gửi CV qua email là hình thức nộp hồ sơ ứng tuyển bằng cách gửi tệp CV (file PDF hoặc Word) tới địa chỉ email tuyển dụng kèm theo nội dung email giới thiệu ngắn gọn về bản thân và vị trí ứng tuyển. Đây không chỉ là bước đầu tiên trong quy trình ứng tuyển mà còn là cơ hội để bạn “bán” bản thân một cách hiệu quả nhất.
3. Vì Sao Nên Gửi CV Qua Email Thay Vì Nộp Trực Tiếp?
Nhiều người mới đi làm vẫn quen với cách nộp hồ sơ giấy trực tiếp, nhưng hình thức này đang dần lỗi thời. Dưới đây là 4 lý do khiến gửi CV qua email trở thành xu hướng tất yếu, giúp bạn tiết kiệm công sức và tăng hiệu quả ứng tuyển:
3.1. Tiện Lợi Và Tiết Kiệm Tối Đa Thời Gian
Bạn có thể gửi CV đến nhiều công ty khác nhau chỉ trong vài phút. Không cần in ấn, không tốn chi phí di chuyển – tất cả đều thực hiện online. Đặc biệt, trong bối cảnh làm việc từ xa phổ biến, bạn có thể ứng tuyển từ bất kỳ đâu, như đang du lịch hoặc làm việc freelance.
3.2. Thể Hiện Tính Chuyên Nghiệp
Doanh nghiệp ngày nay đánh giá cao ứng viên biết cách viết email xin việc kèm CV chuyên nghiệp. Cách bạn trình bày nội dung, đặt tiêu đề, chọn định dạng file… đều thể hiện thái độ nghiêm túc với công việc. Một email thiếu chuyên nghiệp có thể khiến bạn bị loại ngay từ vòng đầu, dù CV xuất sắc đến đâu.
3.3. Dễ Lưu Trữ Và Sàng Lọc
Khi gửi CV qua email, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng phân loại, đánh dấu và phản hồi nhanh chóng. Nhiều công ty sử dụng phần mềm ATS (Applicant Tracking System) để quét email, giúp hồ sơ của bạn được lưu trữ an toàn và dễ tìm kiếm sau này.
3.4. Linh Hoạt Cho Mọi Ngành Nghề
Dù bạn là sinh viên mới ra trường hay người có kinh nghiệm, việc gửi CV qua mail đều phù hợp, đặc biệt là trong các lĩnh vực yêu cầu tính nhanh gọn và linh hoạt như marketing, IT, thiết kế, nhân sự, hay kinh doanh. Ví dụ, một lập trình viên có thể đính kèm code sample qua link GitHub trong email, làm tăng sức thuyết phục.
Ngoài ra, gửi CV qua email còn giúp bạn theo dõi tiến độ dễ dàng. Bạn có thể gửi email follow-up sau 7-10 ngày để nhắc nhở, thể hiện sự nhiệt tình mà không bị coi là spam.
4. Gửi CV Là Gì? Phân Biệt “Gửi CV Qua Email” Và “Gửi Hồ Sơ Ứng Tuyển”
Rất nhiều người nhầm lẫn giữa “gửi CV” và “nộp hồ sơ xin việc”. Hãy làm rõ để bạn tránh nhầm lẫn:
- Gửi CV là bước đầu tiên trong quá trình ứng tuyển – bạn gửi bản tóm tắt năng lực để nhà tuyển dụng đánh giá sơ bộ. Đây là “món khai vị” giúp họ quan tâm và mời bạn nộp hồ sơ đầy đủ sau.
- Hồ sơ xin việc thường bao gồm nhiều giấy tờ hơn như đơn xin việc, bằng cấp, chứng chỉ, CMND, ảnh 3×4, v.v. Đây là giai đoạn sau, thường yêu cầu khi bạn được chọn vào vòng phỏng vấn.
Tức là: “Gửi CV qua email” chính là cách bạn giới thiệu bản thân và thể hiện mong muốn được xét tuyển trước khi nộp hồ sơ đầy đủ. Do đó, nếu bạn làm tốt ngay từ bước này, khả năng được gọi phỏng vấn sẽ cao hơn rất nhiều. Hãy coi gửi CV là gì như một cuộc hẹn hò đầu tiên: Ấn tượng ban đầu quyết định mọi thứ!
5. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Gửi CV Qua Email Đúng Chuẩn
Đây là phần quan trọng nhất – nơi nhiều người mắc lỗi dù chỉ là những chi tiết nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cách gửi CV qua email một cách chuyên nghiệp, từ chuẩn bị đến gửi đi.
5.1. Bước 1 – Chuẩn Bị CV
CV là “ngôi sao” của email, vì vậy hãy đầu tư thời gian để nó hoàn hảo:
- CV nên được thiết kế đẹp, gọn gàng, dễ đọc, với font chữ như Arial hoặc Calibri (kích thước 10-12).
- File CV nên lưu dưới dạng PDF để tránh lỗi định dạng khi mở trên thiết bị khác.
- Đặt tên file rõ ràng: Ví dụ: NguyenThiMai_CV_Marketing.pdf hoặc TranMinhAn_CV_SaleExecutive.pdf. Tránh tên như “CV.docx” vì nó không cá nhân hóa.
Ngoài ra, tùy chỉnh CV theo vị trí: Nếu apply marketing, nhấn mạnh kỹ năng sáng tạo; nếu IT, thêm chứng chỉ như AWS hoặc Python.
5.2. Bước 2 – Tạo Tài Khoản Email Chuyên Nghiệp
Địa chỉ email cá nhân phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Bạn nên tránh các email kiểu: gauxinh123@gmail.com hoặc hoangtu_bongbong@yahoo.com. Thay vào đó, hãy dùng dạng: hovaten@gmail.com hoặc ten.nguyenvan@outlook.com. Nếu chưa có, tạo mới trên Gmail hoặc Outlook – miễn phí và dễ sử dụng.
5.3. Bước 3 – Viết Tiêu Đề Email (Subject)
Tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm, chứa từ khóa vị trí để dễ tìm kiếm:
Ví dụ:
- Ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh – Nguyễn Văn A
- CV Ứng tuyển vị trí Designer – Trần Thị B
Một tiêu đề tốt có thể tăng tỷ lệ mở email lên 50%, vì HR thường quét lướt qua hàng trăm email mỗi ngày.
5.4. Bước 4 – Soạn Nội Dung Email Xin Việc
Đây là phần giúp nhà tuyển dụng cảm nhận thái độ và khả năng giao tiếp của bạn. Giữ nội dung ngắn gọn (100-150 từ), cấu trúc rõ ràng: Lời chào – Giới thiệu – Lý do ứng tuyển – Đề cập CV – Lời kết.
Dưới đây là mẫu cách viết email xin việc kèm CV chuẩn mực, với biến thể cho các tình huống khác nhau, được trình bày dưới dạng văn bản thông thường để dễ hình dung như một bức thư thực tế:
Mẫu 1 – Email ngắn gọn, chuyên nghiệp (cho vị trí văn phòng):
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing – Lê Minh Huy
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC,
Tôi là Lê Minh Huy, tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM với chuyên ngành Marketing. Với 2 năm kinh nghiệm quản lý chiến dịch quảng cáo trên Facebook, tôi rất hào hứng với vị trí Nhân viên Marketing tại Quý công ty, nơi tôi có thể áp dụng kỹ năng phân tích dữ liệu để hỗ trợ tăng trưởng doanh thu.
Tôi xin gửi kèm CV cá nhân để anh/chị tham khảo chi tiết. Rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty và cơ hội được trao đổi thêm.
Trân trọng,
Lê Minh Huy
SĐT: 0903 xxx xxx
Email: leminhhuy@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/leminhhuy
Mẫu 2 – Email ấn tượng, dành cho vị trí sáng tạo:
Tiêu đề: CV Ứng tuyển vị trí Content Writer – Nguyễn Ngọc Anh
Kính gửi Anh/Chị phòng Nhân sự,
Tôi là Nguyễn Ngọc Anh, một người yêu thích sáng tạo nội dung và có hơn 1 năm kinh nghiệm viết bài SEO cho các nền tảng như VietnamWorks và TopCV. Tôi được biết công ty đang tuyển vị trí Content Writer và tin rằng kỹ năng viết, nghiên cứu từ khóa và khả năng sáng tạo của tôi sẽ phù hợp với yêu cầu công việc – đặc biệt là các chiến dịch nội dung viral mà Quý công ty đã thực hiện gần đây.
Tôi xin gửi đính kèm CV và link portfolio (bit.ly/ngocanh-portfolio) để anh/chị xem xét. Hy vọng có cơ hội trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng,
Nguyễn Ngọc Anh
SĐT: 0912 xxx xxx
Email: ngocanhwriter@gmail.com
Portfolio: bit.ly/ngocanh-portfolio
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, cá nhân hóa bằng cách đề cập tên công ty hoặc dự án cụ thể để cho thấy bạn đã nghiên cứu kỹ.
5.5. Bước 5 – Đính Kèm CV Đúng Cách Và Gửi Đi
- File đính kèm nên dung lượng dưới 5MB để tránh bị chặn bởi bộ lọc spam.
- Trước khi gửi, kiểm tra kỹ tên file và tệp đính kèm để tránh lỗi quên file – đây là lỗi phổ biến nhất! Gửi thử email cho chính tài khoản email của mình để kiểm tra.
- Chọn thời gian gửi: 8-10h sáng các ngày trong tuần để email xuất hiện đầu inbox.
Sau khi gửi, lưu lại bản sao để theo dõi.
6. Những Lỗi Sai Thường Gặp Khi Gửi CV Qua Email Và Cách Khắc Phục
Ngay cả những người đã đi làm lâu năm vẫn có thể mắc những lỗi cơ bản sau. Dưới đây là bảng tóm tắt để bạn có thể dễ dàng hình dung:
| Lỗi Thường Gặp | Hậu Quả | Cách Khắc Phục |
| Quên đính kèm CV | Mất điểm chuyên nghiệp, bị bỏ qua ngay lập tức | Kiểm tra đính kèm trước khi gửi; sử dụng tính năng “Gửi thử” trên Gmail. |
| Viết email không có tiêu đề | Nhà tuyển dụng khó xác định nội dung, dễ bị bỏ sót | Luôn viết tiêu đề cụ thể với tên vị trí và họ tên. |
| Gửi CV không đúng vị trí | Cho thấy bạn không đọc kỹ đúng mô tả công việc | Đọc JD (Job Description) kỹ và tùy chỉnh CV/email cho từng vị trí. |
| CV đặt tên file chung chung (“CV mới nhất”) | Nhà tuyển dụng không biết của ai | Sử dụng tên: HoTen_ViTri_Ngay.pdf (ví dụ: NguyenVanA_Sales_20231028.pdf). |
| Viết email quá dài hoặc quá ngắn | Thiếu trọng tâm, không thể hiện sự chuyên nghiệp | Giữ 100-150 từ; cấu trúc rõ ràng với đoạn ngắn. |
| Email từ địa chỉ không chuyên nghiệp | Tạo ấn tượng tiêu cực ngay từ đầu | Tạo email mới với định dạng hovaten@… |
Tránh những lỗi này bằng cách đọc lại email 2-3 lần trước khi gửi. Nhớ rằng, HR chỉ dành trung bình 7 giây để đọc email đầu tiên!
7. Mẹo Giúp CV Nổi Bật Khi Gửi Qua Email
Để cách gửi CV qua email của bạn thực sự khác biệt, hãy áp dụng những mẹo sau:
- Gửi Đúng Thời Điểm: Khoảng 8h – 10h sáng hoặc 2h – 4h chiều là thời gian lý tưởng, vì HR thường kiểm tra mail vào khung giờ này. Tránh gửi cuối tuần hoặc khuya muộn.
- Không Gửi Quá Nhiều Công Ty Cùng Lúc: Cá nhân hóa email cho từng doanh nghiệp, đề cập lý do bạn chọn họ (ví dụ: “Tôi ấn tượng với dự án X của Quý công ty”). Điều này tạo thiện cảm và tăng tỷ lệ phản hồi.
- Sử Dụng Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp: Nguyễn Văn An Ứng viên vị trí Nhân viên Kinh doanh SĐT: 090x xxx xxx Email: an.nguyen@gmail.com LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvanan Chữ ký này giúp HR dễ liên hệ và thấy bạn có mạng lưới chuyên nghiệp.
- Đính Kèm Thêm Thư Xin Việc (Cover Letter) Nếu Vị Trí Yêu Cầu: Một cover letter ngắn (1/2 trang) có thể bổ sung cho CV, giải thích lý do bạn phù hợp.
- Kiểm Tra Chính Tả Và Định Dạng: Sử dụng công cụ như Grammarly để kiểm tra lỗi. Một lỗi nhỏ cũng có thể khiến HR đánh giá bạn thiếu cẩn thận.
- Follow-Up Thông Minh: Sau 7-10 ngày, gửi email nhắc nhở: “Kính gửi Anh/Chị, tôi viết để theo dõi hồ sơ ứng tuyển vị trí X gửi ngày Y. Tôi vẫn rất quan tâm và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin.”
- Tích Hợp Công Nghệ: Sử dụng Canva để thiết kế CV đẹp mắt, hoặc Google Drive để chia sẻ portfolio nếu file lớn.
Những mẹo này không chỉ giúp CV nổi bật mà còn thể hiện bạn là ứng viên hiện đại, am hiểu xu hướng.
8. Cách Viết Email Xin Việc Kèm CV: Mẫu Tổng Hợp Theo Từng Mục Tiêu
Tùy theo kinh nghiệm và ngành nghề, bạn cần điều chỉnh giọng điệu. Dưới đây là các mẫu cách viết email xin việc kèm CV cụ thể, được viết dưới dạng văn bản thông thường để dễ áp dụng:
8.1. Dành Cho Sinh Viên Mới Ra Trường
Giữ giọng điệu chân thành, thể hiện mong muốn học hỏi và sự cầu thị. Tập trung chủ yếu vào kỹ năng mềm và hoạt động ngoại khóa.
Mẫu:
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh IT – Phạm Thị Lan
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty XYZ,
Tôi là Phạm Thị Lan, sinh viên năm cuối Đại học Bách Khoa Hà Nội chuyên ngành Công nghệ Thông tin. Dù chưa có kinh nghiệm làm việc chính thức, tôi đã tham gia các dự án lập trình nhóm và đạt giải Hackathon 2023. Tôi rất mong muốn bắt đầu sự nghiệp tại Quý công ty để học hỏi và đóng góp vào đội ngũ IT năng động.
Tôi xin gửi kèm CV để anh/chị có thể tham khảo. Rất mong có cơ hội được phỏng vấn để chia sẻ thêm về đam mê của tôi.
Trân trọng,
Phạm Thị Lan
SĐT: 0987 xxx xxx
Email: phamlan.it@gmail.com
8.2. Dành Cho Người Có Kinh Nghiệm
Nêu rõ thành tích, kỹ năng và kết quả đạt được để tăng tính thuyết phục. Sử dụng số liệu cụ thể để có thể chứng minh.
Mẫu:
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Quản lý Dự án – Đặng Văn Bình
Kính gửi Anh/Chị HR,
Tôi là Đặng Văn Bình, với 5 năm kinh nghiệm quản lý dự án tại Công ty DEF, nơi tôi dẫn dắt đội ngũ 10 người hoàn thành 15 dự án, tăng hiệu quả vận hành lên 40%. Tôi ứng tuyển vị trí Quản lý Dự án tại Quý công ty vì ấn tượng với cách tiếp cận agile mà các bạn áp dụng.
CV đính kèm chi tiết hóa các thành tựu của tôi. Tôi mong muốn thảo luận cách kinh nghiệm này có thể hỗ trợ mục tiêu của Quý công ty.
Trân trọng,
Đặng Văn Bình
SĐT: 0932 xxx xxx
Email: dangbinh.pm@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/dangbinh
8.3. Dành Cho Ứng Viên Sáng Tạo (Thiết Kế, Content, Marketing)
Có thể chèn link portfolio hoặc sản phẩm đã thực hiện để minh chứng năng lực. Giọng điệu năng động, sáng tạo.
Mẫu:
Tiêu đề: CV Ứng tuyển vị trí Graphic Designer – Vũ Thị Hồng
Kính gửi Đội ngũ Sáng tạo,
Tôi là Vũ Thị Hồng, designer freelance với portfolio đa dạng từ branding đến UI/UX, đã hợp tác với hơn 20 thương hiệu. Tôi hào hứng với vị trí Graphic Designer tại Quý công ty, nơi tôi có thể mang ý tưởng tươi mới vào các chiến dịch quảng cáo đột phá.
Hãy xem CV đính kèm và portfolio tại behance.net/vuhongdesign. Tôi sẵn sàng brainstorm ý tưởng ngay trong buổi gặp đầu tiên!
Trân trọng,
Vũ Thị Hồng
SĐT: 0945 xxx xxx
Email: vuhong.design@gmail.com
Portfolio: behance.net/vuhongdesign
Những mẫu này có thể copy-paste và chỉnh sửa để phù hợp với hồ sơ cá nhân.
9. Kết Luận
Có thể nói, gửi CV qua email là kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng trong quá trình tìm việc. Cách gửi CV qua email, từ việc chuẩn bị file đến soạn thảo nội dung, đều thể hiện tư duy, phong cách làm việc và mức độ nghiêm túc của bạn. Đừng xem nhẹ bước này, bởi chỉ cần một email xin việc được viết chỉn chu, bạn đã tiến gần hơn tới cánh cửa phỏng vấn.
Hãy ghi nhớ:
- Gửi đúng người, đúng địa chỉ: Tìm email HR trên website công ty.
- Viết tiêu đề rõ ràng: Làm nổi bật vị trí và tên bạn.
- CV được trình bày đẹp, định dạng chuẩn: PDF là lựa chọn an toàn.
- Lời chào và kết thúc lịch sự: Bắt đầu bằng “Kính gửi” và kết bằng “Trân trọng”.
Và cuối cùng, hãy xem gửi CV qua email không chỉ là gửi một tệp hồ sơ – mà là gửi đi hình ảnh chuyên nghiệp đầu tiên của chính bạn. Áp dụng ngay hôm nay, và bạn sẽ thấy sự khác biệt trong phản hồi từ nhà tuyển dụng. Nếu gặp khó khăn hoặc bạn cần thêm thông tin hỗ trợ, hãy liên hệ với EMX qua Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn và giải đáp tất cả các thông tin nhanh chóng nhất.