Cách Viết Email Xin Việc Thực Tập: Hướng Dẫn Chi Tiết

Trong thế giới việc làm ngày nay, đặc biệt là với các bạn sinh viên đang tìm kiếm cơ hội thực tập, một email xin việc thực tập không chỉ là một bức thư điện tử thông thường mà còn là “cửa ngõ” đầu tiên để bạn tiếp cận nhà tuyển dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin việc thực tập một cách hiệu quả, từ việc chuẩn bị đến gửi đi, giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác.Hãy cùng bắt đầu để biến email của bạn thành “vũ khí” chinh phục cơ hội thực tập mơ ước.

Email xin việc thực tập là gì?

Email xin việc thực tập là thư điện tử bạn gửi đến nhà tuyển dụng để ứng tuyển vào vị trí thực tập tại doanh nghiệp. Nội dung email thường gồm:

• Giới thiệu bản thân ngắn gọn
• Trình bày rõ lý do mà bạn quan tâm đến vị trí thực tập
• Tóm tắt một số những kỹ năng, kinh nghiệm nổi bật
• Đính kèm CV và cover letter (nếu có)

Mục đích của email là thuyết phục nhà tuyển dụng mở hồ sơ của bạn, vì vậy, cách bạn trình bày ngắn gọn, lịch sự và đúng định dạng sẽ là “chìa khóa” để tạo ấn tượng tốt.

Tại Sao Email Xin Việc Thực Tập Lại Quan Trọng Với Sinh Viên?

Trước khi đi sâu vào cách viết email xin việc thực tập, hãy hiểu rõ vai trò của nó. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, nhà tuyển dụng nhận hàng trăm hồ sơ mỗi ngày. Một email được viết tốt có thể giúp bạn vượt qua “bộ lọc” đầu tiên hộp thư đến. Theo các chuyên gia tuyển dụng, 80% quyết định mời phỏng vấn dựa trên ấn tượng ban đầu từ email và CV.

Đối với sinh viên, email xin việc thực tập còn là cách để bù đắp cho sự thiếu hụt kinh nghiệm. Nó cho phép bạn kể câu chuyện cá nhân: Tại sao bạn phù hợp với vị trí này? Bạn đã học được gì từ các dự án học thuật? Và quan trọng nhất, bạn có thể đóng góp gì cho công ty? Một email ấn tượng không chỉ gửi đi thông tin mà còn xây dựng kết nối cảm xúc với nhà tuyển dụng.

Hơn nữa, trong thời đại số, cách gửi mail xin việc đúng cách có thể quyết định tốc độ phản hồi. Một tiêu đề hấp dẫn, nội dung ngắn gọn và file đính kèm chuyên nghiệp sẽ giúp email của bạn không bị đánh dấu spam. Nếu bạn đang tìm kiếm thực tập tại các công ty lớn như Google, Unilever hay các startup Việt Nam, hãy nhớ rằng sự chú ý đến chi tiết là chìa khóa.

Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email Xin Việc Thực Tập

Viết email không phải là việc làm ngẫu hứng. Trước khi gõ phím, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo nội dung phù hợp và thuyết phục. Dưới đây là các bước cơ bản hướng dẫn cách viết email xin việc thực tập:

1. Nghiên Cứu Thông Tin Về Công Ty Và Vị Trí Thực Tập

Bước đầu tiên trong cách viết email xin việc thực tập là tìm hiểu sâu về công ty. Đừng gửi email chung chung kiểu “Tôi muốn thực tập”. Hãy đọc kỹ mô tả công việc trên website công ty, LinkedIn hoặc các trang tuyển dụng như VietnamWorks. Ví dụ, nếu bạn ứng tuyển thực tập marketing tại một agency sáng tạo, hãy đề cập đến chiến dịch gần đây của họ mà bạn ấn tượng.

Hãy tự hỏi:

• Giá trị cốt lõi của công ty là gì? (Ví dụ: Đổi mới, bền vững).
• Vị trí thực tập yêu cầu kỹ năng gì? (Phân tích hệ thống dữ liệu, thiết kế đồ họa).
• Nhà tuyển dụng là ai? (Tìm tên HR trên LinkedIn để cá nhân hóa lời chào).

Việc nghiên cứu này không chỉ giúp bạn viết nội dung phù hợp mà còn thể hiện sự quan tâm thực sự, một điểm cộng lớn trong mắt nhà tuyển dụng.

2. Chuẩn Bị CV Và Cover Letter

CV là “bộ mặt” của bạn, nhưng cover letter cho thực tập sinh mới là nơi bạn kể chuyện. Cover letter nên ngắn gọn (300-400 từ), tập trung vào 3-4 kỹ năng chính liên quan đến vị trí. Vì bạn là sinh viên, hãy nhấn mạnh vào dự án học thuật, hoạt động ngoại khóa hoặc tình nguyện.

Ví dụ: Nếu ứng tuyển thực tập lập trình, hãy kể về dự án web bạn tự code trên GitHub. Đừng quên tùy chỉnh cover letter cho từng công ty – sao chép dán là lỗi lớn nhất!

3. Chọn Một Địa Chỉ Email Chuyên Nghiệp

Địa chỉ email như “hotboy2000@gmail.com” có thể khiến nhà tuyển dụng cười trừ. Hãy dùng định dạng như “nguyenvana.student@gmail.com” hoặc tạo email riêng cho việc làm trên Gmail hoặc Outlook. Điều này là phần cơ bản nhưng thường bị bỏ qua trong cách viết email xin việc thực tập.

Cấu Trúc Chi Tiết Của Một Email Xin Việc Thực Tập

Bây giờ, chúng ta đi vào phần cốt lõi: cách viết email xin việc thực tập. Một email hoàn hảo cần cấu trúc rõ ràng, giống như một bài luận ngắn: mở đầu thu hút, thân bài thuyết phục và kết thúc kêu gọi hành động.

1. Tiêu Đề Email: Ấn Tượng Ngay Từ Cái Nhìn Đầu Tiên

Tiêu đề là “cửa sổ” duy nhất để nhà tuyển dụng mở email của bạn. Hãy giữ nó ngắn gọn (dưới 50 ký tự), cụ thể và chuyên nghiệp. Tránh tiêu đề chung chung như “Ứng tuyển thực tập”.

Ví dụ tốt:

• “Ứng tuyển Thực Tập Marketing – Nguyễn Văn A”
• “Sinh viên CNTT ứng tuyển Thực Tập Lập Trình tại [Tên Công Ty]”

Tiêu đề này không chỉ rõ ràng mà còn cá nhân hóa, giúp email nổi bật trong hộp thư bận rộn. Trong cách gửi mail xin việc, hãy kiểm tra lại tiêu đề trước khi nhấn gửi – lỗi chính tả ở đây là “tử huyệt”.

2. Lời Chào: Lịch Sự Và Mang Tính Cá Nhân Hóa

Bắt đầu bằng lời chào ấm áp nhưng chuyên nghiệp. Nếu biết tên nhà tuyển dụng (từ LinkedIn), hãy dùng “Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên]”. Nếu không, “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng” là lựa chọn an toàn.

Ví dụ: “Kính gửi Chị Lan – Trưởng phòng Nhân sự,”

Điều này thể hiện bạn đã dành thời gian nghiên cứu, khác biệt so với các email “Kính gửi Quý công ty” vô hồn.

3. Phần Mở Đầu: Giới Thiệu Thông Tin Bản Thân Và Vị Trí Ứng Tuyển

Phần này chỉ 2-3 câu, giới thiệu ngắn gọn về bạn và vị trí. Hãy nêu rõ nguồn thông tin về việc làm để chứng tỏ bạn không gửi đại trà.

Ví dụ: “Em tên là Nguyễn Văn A, hiện là sinh viên năm 3 chuyên ngành Marketing tại Đại học Kinh tế Quốc dân. Em viết email này để ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Marketing mà Quý công ty đăng tải trên VietnamWorks ngày 15/10/2025.”

Phần mở đầu cần thu hút ngay lập tức, giống như một “hook” trong câu chuyện.

4. Phần Thân Bài: Thuyết Phục Nhà Tuyển Dụng

Đây là “trái tim” của email, nơi bạn chứng minh giá trị. Chia thành 2-3 đoạn nhỏ:

• Lý do quan tâm đến công ty: Kết nối cá nhân. “Em đặc biệt ấn tượng với chiến dịch ‘Xanh cho Tương Lai’ của Quý công ty, và em mong muốn đóng góp ý tưởng sáng tạo từ góc nhìn sinh viên.”
• Kỹ năng và kinh nghiệm liên quan: Dùng bullet points nếu cần, nhưng giữ văn bản mạch lạc. “Trong khóa học Digital Marketing, em đã thực hiện dự án phân tích dữ liệu cho một thương hiệu địa phương, tăng 20% tương tác trên Facebook. Em tin rằng kỹ năng này sẽ hỗ trợ cho các hoạt động content của đội ngũ.”
• Tích hợp cover letter: Nếu gửi riêng, hãy đề cập: “Em đính kèm cover letter chi tiết để chia sẻ thêm về hành trình học tập và đam mê của em.”

Đối với cover letter cho thực tập sinh, hãy giữ giọng điệu nhiệt huyết nhưng chân thành. Tránh phóng đại – nhà tuyển dụng dễ nhận ra.

5. Phần Kết: Kêu Gọi Hành Động Và Cảm Ơn

Kết thúc mạnh mẽ bằng lời kêu gọi: “Em rất mong có cơ hội được phỏng vấn để thảo luận thêm về cách em có thể đóng góp cho Quý công ty.” Sau đó, cảm ơn: “Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của em.”

6. Chữ Ký: Thông Tin Liên Hệ Rõ Ràng

Kết thúc bằng chữ ký chuyên nghiệp:

• Tên đầy đủ
• Số điện thoại
• LinkedIn hoặc portfolio (nếu có)
• Ngày tháng

Ví dụ:

“Trân trọng,

Nguyễn Văn A

Sinh viên năm 3, ĐH Kinh tế Quốc dân

Email: nguyenvana.student@gmail.com

Điện thoại: 0123 456 789

LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana”

Mẹo Viết Cover Letter Cho Thực Tập Sinh Hiệu Quả

Cover letter cho thực tập sinh thường được đính kèm hoặc viết trực tiếp trong email. Dưới đây là các mẹo để làm nó nổi bật:

• Giữ Ngắn Gọn Và Tập Trung: Cover letter không phải tiểu thuyết. 3-4 đoạn là đủ: Giới thiệu, thân bài (2 kỹ năng chính), kết thúc. Sử dụng font Arial hoặc Times New Roman, cỡ 11-12.
• Sử Dụng Ngôn Ngữ Theo Hướng Tích Cực Và Cụ Thể: Thay vì “Em giỏi”, hãy nói “Em đã dẫn dắt nhóm 5 người hoàn thành dự án, đạt điểm A+”. Số liệu và ví dụ cụ thể sẽ thuyết phục hơn.
• Thể Hiện Sự Phù Hợp Với Văn Hóa Công Ty: Nếu công ty startup, hãy dùng giọng điệu năng động. Với tập đoàn lớn, giữ sự trang trọng. Điều này cho thấy bạn không chỉ có kỹ năng mà còn “fit” với môi trường.
• Kiểm Tra Lại Lỗi Chính Tả Và Ngữ Pháp: Sử dụng công cụ như Grammarly (phiên bản tiếng Việt). Một lỗi nhỏ có thể làm mất điểm lớn trong mắt nhà tuyển dụng.

Cách Gửi Mail Xin Việc An Toàn Và Chuyên Nghiệp

Sau khi thực hiện cách viết email xin việc thực tập xong, cách gửi mail xin việc quyết định thành bại. Dưới đây là hướng dẫn:

1. Đính Kèm File Đúng Cách

• CV và cover letter ở định dạng PDF để tránh lỗi định dạng.
• Tên file rõ ràng: “CV_NguyenVanA_ThucTapMarketing.pdf”.
• Kích thước dưới 2MB.

2. Kiểm Tra Trước Khi Gửi

Đọc lại 2-3 lần, gửi thử cho bạn bè. Kiểm tra địa chỉ nhận – dùng BCC nếu gửi nhóm (nhưng tốt nhất gửi riêng từng người).

3. Thời Gian Gửi Lý Tưởng

Gửi vào sáng thứ Ba hoặc thứ Tư, giờ hành chính (8-10h). Tránh cuối tuần hoặc tối muộn.

4. Theo Dõi Phản Hồi

Nếu không nhận phản hồi sau 1 tuần, gửi email follow-up lịch sự: “Em viết để hỏi thêm về hồ sơ ứng tuyển của em.”

Những lỗi thường gặp khi sinh viên gửi email xin việc thực tập

>> Xem thêm: Gửi CV qua Email là gì? Hướng dẫn chi tiết cho người mới

Bằng cách tránh những lỗi này, email của bạn sẽ chuyên nghiệp hơn hẳn.

Ví Dụ Mẫu Email Xin Việc Thực Tập

Dưới đây là mẫu cách viết email xin việc cho sinh viên ứng tuyển thực tập marketing:

Tiêu đề: Ứng tuyển Thực Tập Sinh Marketing – Trần Thị B

Kính gửi Chị Minh – Trưởng phòng Marketing,

Em tên là Trần Thị B, hiện là sinh viên năm 2 chuyên ngành Marketing tại Đại học Ngoại Thương. Em viết email này để ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Marketing mà Quý công ty đăng trên LinkedIn ngày 20/10/2025. Là một người đam mê sáng tạo nội dung, em rất hào hứng với cơ hội được học hỏi tại [Tên Công Ty], nơi nổi tiếng với các chiến dịch viral trên TikTok.

Trong học kỳ vừa qua, em đã tham gia dự án nhóm xây dựng chiến dịch quảng cáo cho một thương hiệu thời trang địa phương, đạt 15.000 lượt tương tác chỉ trong tuần đầu. Kỹ năng sử dụng Canva và Google Analytics của em sẽ giúp hỗ trợ đội ngũ trong việc phân tích dữ liệu khách hàng. Em đính kèm CV và cover letter cho thực tập sinh để chia sẻ thêm về hành trình của em.

Em rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp để thảo luận cách em có thể đóng góp. Cảm ơn Chị đã dành thời gian.

Trân trọng,

Trần Thị B

Sinh viên năm 2, ĐH Ngoại Thương

Email: tranthib.student@gmail.com

Điện thoại: 0987 654 321

LinkedIn: linkedin.com/in/tranthib

Mẫu này ngắn gọn, thuyết phục và dễ tùy chỉnh.

*Lưu ý: Để tăng cơ hội, đừng chỉ dừng ở email. Kết hợp cách gửi mail xin việc với LinkedIn: Gửi InMail song song. Hoặc tham gia sự kiện networking để có “warm introduction”. Đối với sinh viên, xây dựng portfolio online (Behance cho design, GitHub cho code) là lợi thế lớn.

Kết Luận: 

Cách viết email xin việc thực tập không phải là bí quyết bí mật mà là sự kết hợp giữa chuẩn bị kỹ lưỡng, nội dung thuyết phục và sự chuyên nghiệp. Là sinh viên, bạn có lợi thế của sự tươi mới và nhiệt huyết – hãy tận dụng nó qua một email ấn tượng. Nhớ rằng, mỗi email gửi đi là một bước tiến gần hơn đến cơ hội mơ ước.

Hãy thực hành ngay hôm nay: Chọn một vị trí thực tập, nghiên cứu công ty và soạn thảo email đầu tiên. Với cover letter cho thực tập sinh chất lượng và cách gửi mail xin việc đúng đắn, bạn sẽ nhận được phản hồi tích cực. Chúc bạn thành công trong hành trình chinh phục thế giới việc làm! Nếu gặp khó khăn hoặc bạn cần thêm thông tin hỗ trợ, hãy liên hệ với EMX qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và giải đáp tất cả các thông tin nhanh chóng nhất.