Hướng Dẫn Viết Email Từ Chối Nhận Việc Khéo Léo, Chuyên Nghiệp

Trong hành trình tìm kiếm việc làm, có những lúc bạn nhận được lời mời làm việc nhưng vì nhiều lý do khác nhau bạn cần viết email từ chối nhận việc. Việc từ chối không hề đơn giản, nhất là khi bạn muốn giữ hình ảnh chuyên nghiệp và duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng cho những cơ hội sau này. Chính vì vậy, biết cách viết thư từ chối nhận việc một cách lịch sự, tinh tế, rõ ràng là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ứng viên nào cũng nên nắm vững.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết email, mẫu câu, cách trình bày, lỗi cần tránh và gợi ý nhiều mẫu email từ chối nhận việc phù hợp cho từng tình huống: vì mức lương không phù hợp, vì đã chọn công việc khác, vì thay đổi kế hoạch nghề nghiệp hoặc vì lý do cá nhân.

Tại Sao Cần Viết Email Từ Chối Nhận Việc Đúng Cách?

Khi bạn nhận được thư từ chối nhận việc, điều đó cho thấy nhà tuyển dụng đã đánh giá cao năng lực, kinh nghiệm và tiềm năng phát triển của bạn. Dù bạn không có ý định nhận vị trí đó, việc trả lời thư mời nhận việc một cách lịch sự thông qua email từ chối nhận việc vẫn là sự tôn trọng cần thiết.

Việc viết email từ chối nhận việc giúp bạn:

• Giữ hình ảnh chuyên nghiệp: Cách bạn phản hồi thư mời nhận việc thể hiện phong thái làm việc của bạn. Một email rõ ràng, ngắn gọn, thiện chí sẽ để lại ấn tượng tích cực, thậm chí khiến nhà tuyển dụng nhớ đến bạn cho các vị trí khác.
• Duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng: Bạn không bao giờ biết tương lai sẽ như thế nào. Có thể bạn sẽ muốn ứng tuyển lại vào công ty đó hoặc gặp lại người quản lý hiện tại trong một môi trường khác. Một thư từ chối nhận việc khéo léo sẽ giúp giữ quan hệ tốt, mở ra cánh cửa cho các cơ hội bất ngờ.
• Tạo sự thoải mái cho nhà tuyển dụng: Nhà tuyển dụng cần biết quyết định của bạn để tiến hành các bước tiếp theo, như liên hệ ứng viên dự bị. Việc chậm trả lời thư mời nhận việc hoặc im lặng có thể gây ra sự bất tiện cho họ, thậm chí ảnh hưởng đến hình ảnh của bạn trong ngành.

Trong bối cảnh thị trường việc làm Việt Nam ngày càng cạnh tranh, việc xử lý khéo léo những tình huống như vậy càng trở nên quan trọng. Theo các báo cáo gần đây, hơn 70% ứng viên từng từ chối lời mời làm việc ít nhất một lần trong sự nghiệp, và cách họ làm điều đó có thể quyết định mạng lưới quan hệ lâu dài.

Những Lý Do Phổ Biến Khi Từ Chối Nhận Việc

Việc từ chối lời mời nhận việc hoàn toàn bình thường và xảy ra với nhiều ứng viên. Dưới đây là những lý do phổ biến, được cập nhật dựa trên xu hướng thị trường:

• Mức lương hoặc chế độ phúc lợi không phù hợp: Nhiều ứng viên tìm cách từ chối nhận việc vì lương thấp, đặc biệt khi mức offer không tương xứng với kỳ vọng hoặc thị trường. Lương vẫn là yếu tố hàng đầu, với 78.92% người lao động ưu tiên nó do chi phí sinh hoạt tăng cao.
• Nhận được cơ hội tốt hơn: Bạn có thể đã nhận lời mời từ công ty khác phù hợp hơn về lộ trình phát triển, môi trường hoặc văn hóa, đặc biệt trong các lĩnh vực hot như IT và AI.
• Không phù hợp với mô tả công việc: Khi bạn cảm thấy vị trí không khớp với định hướng của mình, bạn có quyền từ chối để tránh kiệt sức sau này.
• Thay đổi kế hoạch cá nhân: Các yếu tố như chuyển nơi ở, dành thời gian cho học tập, gia đình,… đều là lý do hợp lý để viết thư từ chối nhận việc.
• Công việc không đúng với kỳ vọng ban đầu: Sau buổi phỏng vấn, bạn có thể nhận ra công việc thực tế không như mô tả, hoặc văn hóa công ty không phù hợp, dẫn đến quyết định rút lui.

Xu Hướng Từ Chối Nhận Việc Ở Việt Nam

Thị trường việc làm Việt Nam đang chứng kiến sự “khát” nhân sự có kinh nghiệm, trong khi cơ hội cho tân cử nhân giảm mạnh 27.6%. Điều này làm tăng tỷ lệ từ chối lời mời làm việc, khi ứng viên ngày càng kén chọn hơn do cạnh tranh cao. Các xu hướng nổi bật bao gồm:

• Ưu tiên lương và ổn định: Với nhu cầu lao động cao (Hà Nội cần 100.000–120.000 lao động chỉ trong quý 1), nhưng lương đề nghị phải phù hợp với kỹ năng. Nhiều ứng viên từ chối nếu offer dưới mức thị trường, đặc biệt ở các ngành kỹ thuật số nơi lương có thể lên đến 20 triệu VND/tháng.
• Tập trung vào cân bằng công việc – cuộc sống: Người lao động ưu tiên vị trí gần nhà, có lộ trình thăng tiến rõ ràng và môi trường ổn định. Từ chối thường xảy ra nếu công việc thiếu các yếu tố này, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc sớm cao.
• Ảnh hưởng của công nghệ và kinh nghiệm thực tế: Doanh nghiệp ưu tiên ứng viên có 1-3 năm kinh nghiệm để giảm chi phí đào tạo, khiến tân cử nhân dễ từ chối offer không hấp dẫn hoặc tìm kiếm cơ hội tốt hơn ở lĩnh vực mới nổi như năng lượng tái tạo và chuyển đổi số.

Những xu hướng này nhấn mạnh rằng viết email từ chối nhận việc không chỉ là phản hồi cá nhân mà còn phản ánh sự tự tin của bạn trong một thị trường đầy biến động.

>> Tìm hiểu thêm: 12 công việc Freelancer cho người mới bắt đầu thu nhập tốt

Nguyên Tắc Vàng Khi Viết Email Từ Chối Nhận Việc

Dù lý do của bạn là gì, email từ chối nhận việc cần đáp ứng những nguyên tắc sau để đảm bảo tính chuyên nghiệp:

Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề: Không cần dài dòng, chỉ cần nêu rõ bạn từ chối lời mời và cảm ơn cơ hội. Một email lý tưởng chỉ khoảng 100-150 từ.

Thể hiện sự tôn trọng: Cảm ơn vì cơ hội đã được trao, cảm ơn vì họ đã dành thời gian phỏng vấn và đánh giá bạn. Điều này sẽ giúp duy trì hiệu quả mối quan hệ tích cực.

Trung thực nhưng tinh tế: Không nên nói những điều mang tính chê bai như “công ty nhỏ”, “phúc lợi không hấp dẫn”,… mà chỉ cần đưa lý do hợp lý hoặc nói chung chung để tránh xung đột.

Giữ cánh cửa mở cho tương lai: Dù bạn từ chối bây giờ, công ty đó có thể là lựa chọn phù hợp trong tương lai. Kết thúc bằng lời chúc và hy vọng hợp tác sau.

Gửi email càng sớm càng tốt: Đừng để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu. Thông thường bạn nên gửi email từ chối nhận việc trong vòng 24–48 giờ sau khi có quyết định để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Viết tiêu đề thư từ chối nhận việc rõ ràng: Phần tiêu đề thư từ chối nhận việc rất quan trọng, giúp email được ưu tiên mở. Bạn có thể chọn các mẫu tiêu đề ngắn gọn như:

• • “Phản hồi thư mời nhận việc – [Tên bạn]”
  • “Email từ chối nhận việc – [Tên bạn]”
  • “Về lời mời nhận việc cho vị trí [Tên vị trí]” Những tiêu đề này vừa lịch sự vừa giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung.

Cấu Trúc Chuẩn Của Một Email Từ Chối Nhận Việc

Bạn có thể áp dụng cấu trúc gồm 4 phần sau để cách viết thư từ chối nhận việc trở nên dễ dàng và logic:

Lời chào: Gọi đúng tên người nhận email để tạo sự cá nhân hóa. Ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị [Tên],” hoặc “Dear [Tên],” nếu giao tiếp quốc tế.

Lời cảm ơn: Bày tỏ rằng bạn trân trọng thời gian và cơ hội nhà tuyển dụng dành cho bạn. Đề cập cụ thể một điểm tích cực từ quá trình phỏng vấn để tăng tính chân thành.

Lời từ chối: Trình bày lý do ngắn gọn, tinh tế, không phê bình hay so sánh. Sử dụng cụm từ như “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng” để giữ giọng điệu chuyên nghiệp.

Lời chúc và mong muốn giữ liên hệ: Câu kết lịch sự, thể hiện mong muốn có cơ hội hợp tác trong tương lai, kèm theo thông tin liên hệ của bạn (số điện thoại, LinkedIn).

Cấu trúc này không chỉ giúp email mạch lạc mà còn giúp bạn tránh lạc đề khi soạn thảo.

Các Mẫu Email Từ Chối Nhận Việc Chuẩn, Lịch Sự Và Chuyên Nghiệp

Dưới đây là loạt mẫu thư từ chối nhận việc theo từng tình huống thông dụng, bạn có thể sử dụng trực tiếp hoặc tùy chỉnh cho phù hợp. Chúng tôi đã mở rộng với thêm mẫu cho các trường hợp mới dựa trên xu hướng 2025.

Mẫu email từ chối nhận việc chung

Tiêu đề: Phản hồi thư mời nhận việc – [Tên của bạn] 

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên], Cảm ơn Anh/Chị và công ty đã dành thời gian phỏng vấn và gửi lời mời làm việc cho tôi tại vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất trân trọng cơ hội này. Sau khi cân nhắc kỹ, tôi quyết định không nhận công việc vào thời điểm hiện tại. Đây là quyết định khó khăn vì tôi đánh giá cao môi trường và văn hóa của công ty. Một lần nữa cảm ơn Anh/Chị vì sự tin tưởng và hỗ trợ. Hy vọng chúng ta có thể giữ liên hệ cho những cơ hội phù hợp hơn trong tương lai. Trân trọng, [Tên] [SĐT] | [LinkedIn]

Mẫu thư từ chối nhận việc vì lương thấp

Tiêu đề: Email từ chối nhận việc – [Tên] 

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên], Cảm ơn Anh/Chị đã gửi lời mời nhận việc và đánh giá cao khả năng của tôi cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi thực sự trân trọng cơ hội được hợp tác cùng công ty. Sau khi xem xét kỹ các điều khoản, đặc biệt là mức lương và phúc lợi, tôi nhận thấy chưa thật sự phù hợp với kỳ vọng cũng như định hướng hiện tại của tôi. Vì vậy tôi xin phép từ chối lời mời nhận việc lần này. Cảm ơn Anh/Chị và mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác khi điều kiện phù hợp hơn. Trân trọng, [Tên]

Mẫu email từ chối vì đã nhận công việc khác

Tiêu đề: Phản hồi về thư mời làm việc – [Tên] 

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên], Cảm ơn Anh/Chị đã gửi thư mời nhận việc cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất trân trọng cơ hội quý giá này. Tuy nhiên, tôi đã quyết định nhận một offer khác phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp hiện tại. Vì vậy tôi xin phép từ chối lời mời của công ty. Hy vọng chúng ta có thể giữ liên hệ trong tương lai. Cảm ơn Anh/Chị một lần nữa vì sự hỗ trợ nhiệt tình. Trân trọng, [Tên]

Mẫu email từ chối khi công việc không phù hợp

Tiêu đề: Từ chối nhận việc – [Tên]

Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Tên], Cảm ơn Anh/Chị và công ty đã dành thời gian trao đổi với tôi trong buổi phỏng vấn và gửi lời mời làm việc. Sau quá trình xem xét, tôi nhận thấy mô tả công việc chưa thực sự phù hợp với định hướng phát triển của mình, nên tôi xin phép từ chối lời mời. Tôi rất trân trọng cơ hội quý báu mà công ty đã dành cho tôi. Chúc Anh/Chị và công ty luôn thành công. Trân trọng, [Tên]

Những Lỗi Thường Gặp Khi Viết Email Từ Chối Nhận Việc

Khi viết email từ chối nhận việc, ứng viên thường mắc một số lỗi sau, dẫn đến mất điểm chuyên nghiệp:

• Không phản hồi: Im lặng là điều tối kỵ trong môi trường chuyên nghiệp. Dù không nhận việc, bạn vẫn cần trả lời thư mời nhận việc để thể hiện trách nhiệm.
• Viết email quá ngắn hoặc thiếu lịch sự: Chỉ nói “Tôi không nhận việc” mà không có lời cảm ơn sẽ tạo ấn tượng rất xấu, như thể bạn không trân trọng nỗ lực của họ.
• Chỉ trích công ty: Không nên nói “công ty nhỏ”, “quy trình không chuyên nghiệp”, “văn hóa không tốt”… Nếu bạn không hài lòng, hãy nói lý do chung chung để tránh phản ứng tiêu cực.
• Tỏ ra thiếu tôn trọng: Dùng giọng điệu cộc lốc, emoji hay ngôn từ thiếu nghiêm túc đều không phù hợp, đặc biệt trong email chính thức.
• Không nêu rõ quyết định: Việc mập mờ dễ khiến nhà tuyển dụng hiểu nhầm rằng bạn vẫn đang cân nhắc, kéo dài quy trình của họ.

Để tránh những lỗi này, hãy đọc lại email ít nhất hai lần trước khi gửi, và có thể nhờ bạn bè kiểm tra.

Lời Khuyên Để Từ Chối Nhận Việc Khéo Léo Nhưng Vẫn Thể Hiện Bản Lĩnh

Để cách từ chối nhận việc vì lương thấp hoặc bất kỳ lý do nào trở nên mượt mà, hãy áp dụng các mẹo sau:

• Luôn dùng giọng văn tích cực: Ngay cả khi từ chối vì lương thấp, vẫn nên giữ thái độ tôn trọng bằng cách nhấn mạnh giá trị bạn thấy ở công ty.
• Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi: Đây là email mang tính chất chuyên nghiệp, không nên có lỗi. Sử dụng công cụ như Google Docs hoặc Grammarly phiên bản tiếng Việt.
• Tránh kể quá chi tiết lý do: Càng dài càng dễ gây phản cảm hoặc hiểu lầm. Giữ ở mức tóm tắt để tập trung vào sự tôn trọng.
• Giữ liên hệ sau này: Một kết nối nghề nghiệp tốt luôn có lợi cho bạn. Thêm LinkedIn vào chữ ký để dễ theo dõi.
• Gửi email đúng người: Gửi sai người hoặc gửi trễ là lỗi nghiêm trọng. Kiểm tra địa chỉ email từ thư mời gốc.
• Mẹo cá nhân hóa: Thêm chi tiết cụ thể Đề cập một dự án hoặc câu hỏi từ phỏng vấn để cho thấy bạn thực sự quan tâm, biến email thành cuộc trò chuyện chứ không phải thông báo khô khan.

Xử Lý Khi Nhà Tuyển Dụng Phản Hồi Lại Sau Email Từ Chối

Đôi khi, sau khi bạn gửi thư từ chối nhận việc, nhà tuyển dụng có thể phản hồi để thuyết phục hoặc hỏi lý do chi tiết hơn. Đây cũng được xem là cơ hội để củng cố mối quan hệ:

• Nếu họ đề nghị đàm phán lại: Cảm ơn và cân nhắc nếu phù hợp. Ví dụ: “Cảm ơn Anh/Chị đã xem xét. Tôi sẽ suy nghĩ thêm về đề xuất này.”
• Nếu họ hỏi lý do: Giữ ngắn gọn và tích cực, tránh chỉ trích. “Tôi đang ưu tiên cơ hội phù hợp hơn với kế hoạch dài hạn.”
• Nếu không phản hồi: Đừng lo, bạn đã làm đúng phần việc của mình.

Trong năm 2025, với thị trường cạnh tranh, nhiều nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao sự thẳng thắn của bạn và có thể giới thiệu cơ hội khác.

Một Số Gợi Ý Tiêu Đề Thư Từ Chối Nhận Việc (Subject) Hấp Dẫn Và Lịch Sự

• “Phản hồi thư mời nhận việc – [Tên]”
• “Về lời mời làm việc cho vị trí [Tên vị trí]”
• “Email từ chối nhận việc – [Tên]”
• “Cảm ơn về lời mời làm việc – [Tên]”
• “Trao đổi về offer vị trí [Tên vị trí]”
• “Cập nhật quyết định của tôi về vị trí [Tên vị trí]” (cho trường hợp đàm phán)

Chọn tiêu đề phù hợp với mức độ thân thiết để tăng tính chuyên nghiệp.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Viết Email Từ Chối Nhận Việc

Tôi có cần nêu lý do chi tiết trong email không?

Không nhất thiết, nhưng một lý do ngắn gọn giúp tăng tính chân thành. Tránh chi tiết tiêu cực.

Nếu tôi đã chấp nhận miệng thì sao? 

Xin lỗi một cách chân thành và giải thích ngắn gọn. Ví dụ: “Tôi rất tiếc phải rút lại do thay đổi bất ngờ.”

Từ chối qua điện thoại có tốt hơn email? 

Email tạo dấu vết chuyên nghiệp, nhưng gọi điện trước nếu mối quan hệ gần gũi.

Làm thế nào để theo dõi sau từ chối? 

Gửi lời chúc trên LinkedIn sau 1-2 tháng để giữ liên hệ.

Tìm hiểu thêm: Cách viết email xin việc thực tập cho sinh viên mới ra trường gây ấn tượng mạnh

Kết Luận

Viết email từ chối nhận việc là nghệ thuật cân bằng giữa chân thành và chuyên nghiệp. Với hướng dẫn trên, từ cách viết thư từ chối nhận việc đến xử lý cách từ chối nhận việc vì lương thấp, bạn đã sẵn sàng đối mặt với bất kỳ lời mời nào. Nhớ rằng, từ chối hôm nay có thể mở ra cơ hội lớn hơn mai sau.

Nếu bạn đang do dự, hãy bắt đầu bằng một mẫu đơn giản và chỉnh sửa theo phong cách của mình. Chúc bạn có thể thành công trong hành trình sự nghiệp!

Nếu trong quá trình tham khảo bài viết gặp khó khăn hoặc bạn cần thêm thông tin hỗ trợ, hãy liên hệ với EMX để được tư vấn một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

– Website: EMX.vn

– Hotline: 024.9999.7777