Cách Gửi Email Hàng Loạt Bằng Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Người Mới

Trong thế giới kinh doanh và làm việc hiện đại năm 2025, email vẫn là công cụ giao tiếp hàng đầu, đặc biệt với sự bùng nổ của các chiến dịch marketing kỹ thuật số và quản lý khách hàng. Nếu bạn đang vật lộn với việc gửi hàng loạt thông báo, báo giá hay lời mời sự kiện mà không muốn mất hàng giờ copy-paste, thì cách gửi email hàng loạt bằng Excel chính là “vị cứu tinh”. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ con số zero, dành cho người mới bắt đầu, với các bước cụ thể, ví dụ thực tế và mẹo hay. 

Giới thiệu về việc gửi email hàng loạt

Gửi email cho nhiều người (hay còn gọi là bulk email) là quá trình gửi cùng một thông điệp đến nhiều người nhận một lúc, nhưng với sự cá nhân hóa để tránh cảm giác “spam”. Trong năm 2025, với sự phát triển của AI và tự động hóa, nhu cầu này càng tăng cao: từ doanh nghiệp nhỏ gửi Newsletter đến Freelancer gửi proposal dự án.

Theo các báo cáo từ Google và Microsoft, email hàng loạt cá nhân hóa có tỷ lệ mở cao hơn 29% so với email chung chung. Cách gửi email hàng loạt bằng Excel nổi bật vì tính đơn giản: Bạn chỉ cần một file bảng tính để quản lý danh sách, sau đó kết nối với email client. Không cần học lập trình phức tạp hay đầu tư phần mềm đắt đỏ như Mailchimp (dù chúng rất tốt cho quy mô lớn).

Hãy tưởng tượng: Thay vì ngồi gõ “Chào anh A” rồi “Chào chị B” hàng trăm lần, Excel sẽ tự động chèn tên, công ty hay thậm chí file đính kèm riêng cho từng người. Phương pháp này phù hợp cho mọi lứa tuổi, từ sinh viên đến quản lý cấp cao, và đặc biệt hữu ích trong bối cảnh làm việc hybrid hậu COVID-19. Tiếp theo, chúng ta sẽ thấy tại sao đây là lựa chọn thông minh.

Tại sao nên áp dụng cách gửi email hàng loạt bằng Excel?

Sử dụng Excel để gửi mail không chỉ là “mẹo vặt” mà là chiến lược thông minh, đặc biệt khi ngân sách hạn chế. Dưới đây là các lợi ích chi tiết, được mở rộng từ thực tế sử dụng năm 2025:

1. Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức

Một chiến dịch gửi 500 email thủ công có thể mất 4-5 giờ, nhưng với Excel, chỉ cần 15-30 phút chuẩn bị và một cú click để gửi. Trong môi trường làm việc nhanh chóng ngày nay, điều này đồng nghĩa với việc bạn có thêm thời gian cho sáng tạo nội dung hoặc phân tích phản hồi. Ví dụ, một nhân viên HR có thể gửi lời mời phỏng vấn cho 100 ứng viên chỉ trong buổi sáng, thay vì cả ngày.

2. Cá nhân hóa nội dung dễ dàng

Excel cho phép sử dụng công thức đơn giản như CONCATENATE hoặc TEXTJOIN để chèn dữ liệu động. Ví dụ: Nội dung thư = “Chào ” & [Tên] & “, chúng tôi gửi báo giá cho ” & [Sản phẩm] & ” của bạn.” Kết quả? Tỷ lệ click-link tăng 20-30%, theo dữ liệu từ các công cụ theo dõi như Google Analytics. Điều này đặc biệt quan trọng khi gửi email cho nhiều người, giúp xây dựng lòng tin và giảm tỷ lệ unsubscribe.

3. Không cần phần mềm trả phí

Với Microsoft 365 (chỉ từ 79.000đ/tháng) hoặc Google Workspace (chỉ từ 110.000đ/tháng), bạn đã có đầy đủ công cụ. Không như các nền tảng chuyên dụng đòi phí theo số lượng gửi , Excel miễn phí nếu bạn đã có Office. Năm 2025, với tích hợp AI trong Excel (như Copilot), việc cá nhân hóa còn dễ hơn bao giờ hết.

4. Quản lý dữ liệu tập trung

Excel là “vua” của dữ liệu: Sử dụng PivotTable để phân tích danh sách (ai mở email? Ai phản hồi?), Data Validation để kiểm tra email hợp lệ, và Conditional Formatting để highlight lỗi. Bạn có thể import từ CRM như Zoho hay export sang PDF báo cáo. Điều này biến quy trình gửi email thành một phần của workflow lớn hơn, giúp doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh với “ông lớn”.

5. Tích hợp linh hoạt với các công cụ khác (mới bổ sung)

Năm 2025, Excel kết nối dễ dàng với Power Automate (Microsoft) hoặc Google Apps Script, cho phép tự động hóa theo lịch (gửi báo cáo hàng tuần). Hơn nữa, hỗ trợ đa nền tảng: Windows, Mac, thậm chí web version trên OneDrive.

Tóm lại, gửi email hàng loạt bằng Excel không chỉ hiệu quả mà còn scalable – từ 10 đến 10.000 email mà không cần thay đổi lớn.

Chuẩn bị trước khi gửi email hàng loạt bằng Excel

Chuẩn bị là chìa khóa thành công, chiếm 70% thời gian nhưng đảm bảo không lỗi. Hãy làm theo một số các bước sau chi tiết:

1. File Excel chứa danh sách người nhận

Mở Excel mới, tạo sheet “DanhSach”. Sử dụng các cột sau (bắt đầu từ hàng 1 làm header):

• Nhập dữ liệu: Copy từ file cũ hoặc nhập thủ công. Sử dụng công thức =IF(ISERROR(FIND(“@”,B2)),”Lỗi email”,”OK”) ở cột G để kiểm tra định dạng.
• Lọc trùng lặp: Chọn Data > Remove Duplicates (dựa trên cột Email).
• Lưu file: .xlsx, đặt tên rõ ràng như “DanhSachKhachHang_2025.xlsx”. Sao lưu trên OneDrive để tránh mất dữ liệu.

Ví dụ bảng mẫu (cho 3 người):

2. Mẫu email cần gửi

Soạn trong Notepad hoặc Word để dễ chỉnh sửa. Sử dụng placeholder cho biến:

Tiêu đề: Báo giá sản phẩm {San_pham} dành riêng cho {Cong_ty}

Nội dung:

Kính gửi {Họ_tên},

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến sản phẩm của chúng tôi. Dựa trên nhu cầu của {Cong_ty}, chúng tôi gửi báo giá chi tiết cho {San_pham} như sau:

– Giá: 15.000.000 VNĐ

– Ưu đãi: Giảm 10% nếu đặt hàng trong tuần này.

File đính kèm: Báo giá PDF cá nhân hóa.

Trân trọng,

Tên bạn

Liên hệ: 0123456789

• Cá nhân hóa: Sử dụng {} hoặc <<>> tùy công cụ (Mail Merge dùng <<>>).
• Thiết kế: Thêm HTML cơ bản nếu gửi qua Gmail (màu sắc, link). Kiểm tra trên mobile để đảm bảo responsive.

3. Tài khoản gửi email

• Outlook: Lý tưởng cho doanh nghiệp, không giới hạn rõ ràng (tùy gói Microsoft 365, lên đến 10.000/ngày).
• Gmail: Miễn phí, nhưng giới hạn 500 email/ngày cho tài khoản cá nhân (cập nhật 2025, theo Google Support). Với Google Workspace: 2.000/ngày. Kích hoạt 2FA và app password cho an toàn.s
• Khác: Nếu gửi lớn, cân nhắc Thunderbird với Excel (qua add-in).

Kiểm tra: Gửi test email thủ công trước.

Hướng dẫn gửi mail hàng loạt bằng Excel qua Outlook (cách phổ biến nhất)

Phương pháp Mail Merge cổ điển nhưng vẫn mạnh mẽ năm 2025, tích hợp sâu với Office.

Bước 1: Chuẩn bị danh sách trong Excel

• Đảm bảo không có khoảng trắng thừa ở header (sử dụng Trim công thức).

Bước 2: Soạn mẫu thư trong Word

1. Mở Word mới.
2. Vào vào tab Mailings > tiếp đến chọn Start Mail Merge > sau đó chọn E-mail Messages.
3. Select Recipients > Use an Existing List > Chọn file Excel > Chọn sheet “DanhSach” > OK.
4. Soạn nội dung: Đặt con trỏ, Insert Merge Field > Chọn “Họ_tên” để chèn <<Họ_tên>>.
5. Preview Results: Xem trước cho từng người (dùng mũi tên để chuyển).
6. Thêm hình: Insert > Pictures (sẽ nhân bản cho mỗi email).

Bước 3: Gửi email

1. Chọn vào mục Finish & Merge > sau đó chọn Send E-mail Messages.
2. To: Chọn cột “Email“.
3. Subject line: Nhập thủ công hoặc dùng merge field (nếu có cột Subject).
4. Mail format: HTML cho đẹp mắt.
5. OK: Outlook mở, gửi tự động. Kiểm tra Sent folder.

Ví dụ thực tế

Một cửa hàng online gửi báo giá cho 300 khách: Sử dụng merge để chèn sản phẩm, đính kèm PDF riêng (tạo trước bằng VBA nếu cần). Thời gian: 20 phút, tỷ lệ mở: 35%.

*Lưu ý: Nếu lỗi “Cannot connect to Outlook”, kiểm tra Outlook đang chạy và tài khoản sync.

Cách gửi email hàng loạt bằng Gmail qua Google Sheets

Gmail phổ biến ở Việt Nam, nhưng cần Google Sheets (tương đương Excel online) cho tích hợp tốt. Sử dụng tính năng Mail Merge mới của Google, giới hạn 1.500 người nhận/ngày cho hợp nhất thư.

Bước 1: Tạo bảng dữ liệu trong Google Sheets

• Upload file Sheet lên Drive > Mở bằng Sheets.
• Thêm cột tương ứng.

Bước 2: Cài đặt tiện ích Mail Merge

1. Tại đây bạn click chọn vào Extensions > tiếp đến chọn Add-ons > sau đó chọn vào Get add-ons.
2. Tìm “Yet Another Mail Merge (YAMM)” hoặc “Mailmeteor” (miễn phí đến 50 email/tháng).
3. Cài đặt > Cấp quyền (Gmail + Sheets).

Bước 3: Soạn nội dung email trong Gmail

1. Soạn thư mới > Viết template với {{Họ_tên}}, {{Cong_ty}}.
2. Lưu làm draft (nháp) với tiêu đề rõ ràng.

Bước 4: Thực hiện gửi hàng loạt

1. Quay lại Google Sheets
2. Chọn Extensions > Yet Another Mail Merge > Start Mail Merge
3. Nhập tiêu đề email (trùng với mẫu đã soạn)
4. Nhấn Send Emails để hệ thống tự động gửi.

So sánh gửi email hàng loạt bằng Excel với Outlook – Google Sheets với Gmail

Mở rộng bảng so sánh với tiêu chí mới năm 2025:

Chọn dựa trên quy mô: Outlook cho chuyên nghiệp, Gmail cho nhanh gọn.

Lưu ý quan trọng khi gửi email cho nhiều người

Để tránh spam filter (tăng 40% năm 2025 do AI Google), áp dụng:

• Không gửi cùng lúc quá nhiều email: Chia batch 100-200 email/giờ. Sử dụng delay trong VBA nếu nâng cao.
• Cá nhân hóa nội dung: Luôn chèn tên + 1 chi tiết cá nhân. Tránh “Dear Customer” – dùng “Kính gửi anh Nam từ ABC”.
• Kiểm tra kỹ lỗi chính tả: Sử dụng Grammarly tích hợp Excel/Word. Test gửi cho 5 người quen.
• Tránh đính kèm file quá lớn: Giới hạn 20MB; dùng link OneDrive/Drive với quyền chia sẻ.
• Tuân thủ quy định chống spam: Thêm footer: “Unsubscribe: [link]” (dùng Google Forms). Tuân thủ CAN-SPAM/GDPR: Được phép gửi nếu có opt-in.
• Bảo mật dữ liệu (mới): Mã hóa file Excel (File > Info > Protect Workbook). Tránh gửi dữ liệu nhạy cảm; dùng BCC cho danh sách lớn.

Mẹo tối ưu khi gửi email hàng loạt bằng Excel

• Tiêu đề hấp dẫn: “Báo giá đặc biệt cho {Cong_ty} – Tiết kiệm 20%” (tỷ lệ mở +15%).
• Template chuyên nghiệp: Tải miễn phí từ Canva, import HTML vào Word.
• Theo dõi kết quả: Sử dụng UTM tags trong link (e.g., ?utm_source=excelmail).
• Test đa thiết bị: Gửi cho iPhone/Android để kiểm tra hiển thị.
• Tích hợp AI: Dùng Copilot trong Excel 2025 để gợi ý nội dung cá nhân hóa.
• Lên lịch: Với Power Automate, gửi tự động lúc 9h sáng thứ Hai.

Áp dụng 3 mẹo này, hiệu quả tăng 50%.

>> Xem thêm

Một số lỗi thường gặp và cách để khắc phục

Mở rộng bảng với giải pháp chi tiết:

Kết luận

Cách gửi email hàng loạt bằng Excel đã tiến hóa từ công cụ cơ bản thành hệ thống mạnh mẽ năm 2025, giúp bạn không chỉ gửi nhanh mà còn thông minh. Từ Mail Merge đơn giản đến VBA/add-in nâng cao, bạn có mọi thứ để bắt đầu. Hãy thử với danh sách nhỏ, theo dõi và tinh chỉnh – kết quả sẽ đáng kinh ngạc: Tiết kiệm thời gian, tăng tương tác, và chuyên nghiệp hóa thương hiệu.

Nếu gặp khó khăn hoặc bạn cần thêm thông tin hỗ trợ, hãy liên hệ với EMX qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và giải đáp tất cả các thông tin liên quan một cách nhanh chóng nhất.