Gửi Email
Liên hệ Zalo
Trong thế giới kinh doanh và giao tiếp hiện đại, email vẫn là một công cụ không thể thiếu. Mỗi khi bạn gửi đi một thông điệp, không chỉ nội dung chính mới quan trọng, mà phần kết thúc hay còn gọi là chữ ký email cũng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Bạn có bao giờ tự hỏi chữ ký của email nên có những thông tin gì để tạo ấn tượng tốt nhất? Một chữ ký email được thiết kế khéo léo không chỉ giúp người nhận dễ dàng liên lạc lại mà còn củng cố thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.
Bài viết này sẽ khám phá sâu về chủ đề này, từ những yếu tố cơ bản cần có đến các mẹo nâng cao. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chữ ký email chuyên nghiệp là như thế nào, cũng như hướng dẫn cụ thể về cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp và cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail. Dù bạn là nhân viên văn phòng, freelancer hay chủ doanh nghiệp, những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn nâng tầm giao tiếp qua email một cách dễ dàng.
Chữ Ký Email Là Gì Và Tại Sao Nó Quan Trọng?
Trước khi đi sâu vào việc chữ ký của email nên có những thông tin gì, hãy làm rõ khái niệm cơ bản.
Chữ ký email (email signature) là phần văn bản, hình ảnh hoặc liên kết được tự động thêm vào cuối mỗi email bạn gửi đi. Nó giống như một tấm danh thiếp kỹ thuật số, luôn hiện diện mà không cần bạn phải copy-paste thủ công mỗi lần.
Tại sao chữ ký trong email lại quan trọng đến vậy? Trong thời đại số, email là kênh giao tiếp chính cho hơn 80% các quyết định kinh doanh. Một nghiên cứu gần đây cho thấy, những email có chữ ký chuyên nghiệp có tỷ lệ phản hồi cao hơn 20% so với email thông thường. Nó không chỉ cung cấp thông tin liên lạc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp xây dựng lòng tin ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Hãy tưởng tượng bạn đang gửi email chào hàng cho một khách hàng tiềm năng. Nếu phần cuối email chỉ là “Trân trọng, [Tên bạn]”, người nhận có thể cảm thấy thiếu chuyên nghiệp. Ngược lại, một chữ ký đầy đủ với thông tin rõ ràng sẽ khuyến khích họ liên hệ lại, thậm chí chia sẻ email của bạn với đồng nghiệp. Đó chính là lý do chữ ký email chuyên nghiệp trở thành yếu tố không thể bỏ qua trong chiến lược giao tiếp cá nhân.
Lợi Ích Của Một Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp
Trước khi liệt kê cụ thể chữ ký của email nên có những thông tin gì, hãy nói về lợi ích để bạn thấy rõ giá trị.
- Tăng cường thương hiệu: Mỗi email gửi đi là một cơ hội quảng bá giống như một billboard nhỏ bé trong hộp thư của người nhận.
- Chữ ký email giúp tiết kiệm thời gian: Thay vì phải viết lại thông tin liên lạc mỗi lần, bạn chỉ cần thiết lập một lần và để nó tự động làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người gửi hàng trăm email mỗi ngày, như nhân viên bán hàng hoặc marketer.
- Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi: Khi người nhận thấy thông tin rõ ràng, họ dễ dàng click vào liên kết website hoặc gọi điện hơn. Một ví dụ thực tế: Một công ty nhỏ đã tăng 15% lượt truy cập website chỉ nhờ cập nhật chữ ký email với liên kết nổi bật.
- Chữ ký email còn thể hiện sự chú ý đến chi tiết: Trong môi trường làm việc cạnh tranh, những cử chỉ nhỏ như vậy có thể phân biệt bạn với đối thủ. Bây giờ, chúng ta hãy đi vào phần cốt lõi: những thông tin cần thiết.
Chữ Ký Của Email Nên Có Những Thông Tin Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết
Vậy chữ ký của email nên có những thông tin gì? Không có công thức cố định, nhưng dựa trên các thực tiễn tốt nhất, một chữ ký lý tưởng nên bao gồm 4-6 yếu tố chính, giữ độ dài ngắn gọn (khoảng 4-6 dòng) để tránh làm người đọc cảm thấy rối. Hãy tiến hành phân tích từng phần một cách chi tiết.
1. Tên Đầy Đủ Và Chức Vụ
Đây được xem là yếu tố bắt buộc đầu tiên. Tên đầy đủ giúp người nhận nhận diện bạn ngay lập tức, trong khi chức vụ làm rõ vai trò của bạn trong tổ chức. Ví dụ: “Nguyễn Văn A | Quản lý Dự án”.
Tại sao quan trọng? Trong email kinh doanh, nhiều người nhận có thể quên tên bạn sau khi đọc nội dung. Một cái tên rõ ràng kết hợp chức vụ sẽ củng cố ấn tượng chuyên nghiệp. Nếu bạn làm việc freelance, hãy dùng chức vụ như “Chuyên gia Marketing Tự do” để nhấn mạnh giá trị.
*Mẹo nhỏ: Sử dụng font chữ dễ đọc như Arial hoặc Calibri, kích thước 10-12pt, để đảm bảo hiển thị tốt trên mọi thiết bị.
2. Tên Công Ty Hoặc Thương Hiệu Cá Nhân
Tiếp theo, hãy thêm tên công ty. Điều này giúp xây dựng uy tín và dễ dàng tìm kiếm thêm về bạn trên Google. Ví dụ: “Công ty TNHH ABC | www.abc.com“.
Đối với cá nhân, nếu bạn chưa có công ty, hãy dùng thương hiệu cá nhân như “Freelancer Thiết Kế | Portfolio: behance.net/yourname”. Lợi ích ở đây là tạo sự liên kết giữa email và các kênh khác, tăng cường mạng lưới.
3. Thông Tin Liên Hệ Cơ Bản
Phần này là “linh hồn” của chữ ký. Chữ ký của email nên có những thông tin gì về liên hệ? Ít nhất phải có số điện thoại và địa chỉ email. Ví dụ:
- SĐT: 0123 456 789
- Email: vana@abc.com
Số điện thoại giúp kết nối nhanh chóng, đặc biệt với khách hàng lớn tuổi thích gọi trực tiếp. Email thì nên dùng địa chỉ chuyên nghiệp (không phải hotmail cá nhân). Nếu cần, thêm địa chỉ văn phòng để tăng tính minh bạch.
*Lưu ý: Chỉ thêm số điện thoại nếu bạn sẵn sàng nhận cuộc gọi bất kỳ lúc nào. Đối với vai trò nhạy cảm, hãy dùng extension nội bộ.
4. Liên Kết Website Và Mạng Xã Hội
Trong kỷ nguyên kỹ thuật số, liên kết là chìa khóa. Thêm URL website công ty hoặc portfolio cá nhân để dẫn traffic trực tiếp. Ví dụ: “Website: www.abc.com“.
Về mạng xã hội, chọn 2-3 nền tảng chính như LinkedIn, Facebook hoặc Instagram, tùy ngành nghề. Sử dụng icon nhỏ để tiết kiệm không gian, nhưng đảm bảo liên kết hoạt động tốt trên mobile.
Lợi ích: Một nghiên cứu cho thấy, email với liên kết xã hội tăng 30% lượt theo dõi mới. Tuy nhiên, đừng lạm dụng – chỉ thêm nếu chúng liên quan trực tiếp đến công việc.
5. Logo Hoặc Hình Ảnh Cá Nhân (Tùy Chọn)
Để tăng tính nhận diện, thêm logo công ty hoặc ảnh chân dung chuyên nghiệp. Kích thước lý tưởng: 100×50 pixel, định dạng PNG để giữ độ trong.
Điều này đặc biệt hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp email trông như tài liệu chính thức. Nhưng nhớ kiểm tra xem nhà cung cấp email (như Gmail) có hỗ trợ hình ảnh không, và tránh làm chữ ký quá nặng.
6. Các Yếu Tố Bổ Sung: Slogan, Disclaimer Hoặc Lời Kêu Gọi Hành Động
Tùy theo mục đích, bạn có thể thêm slogan ngắn gọn như “Mang Giải Pháp Tốt Nhất Đến Với Bạn”. Đối với email pháp lý, thêm disclaimer: “Nội dung email này là thông tin bảo mật”.
Lời kêu gọi hành động (CTA) như “Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí” có thể thúc đẩy tương tác. Những yếu tố này làm chữ ký không chỉ thông tin mà còn hấp dẫn.
Tóm lại, chữ ký của email nên có những thông tin gì phụ thuộc vào ngữ cảnh, nhưng nguyên tắc chung là giữ sự cân bằng giữa thông tin và thẩm mỹ. Một chữ ký tốt sẽ giúp bạn nổi bật mà không làm người đọc cảm thấy bị “spam”.
Cách Tạo Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp: Các Bước Cơ Bản
Bây giờ, sau khi biết chữ ký của email nên có những thông tin gì, bạn cần biết cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Quy trình này khá đơn giản, chỉ mất 10-15 phút nếu dùng công cụ tích hợp sẵn.
- Bước 1: Đầu tiên, xác định mục tiêu: Bạn muốn chữ ký phục vụ kinh doanh hay cá nhân? Sau đó, soạn thảo nội dung trên notepad để chỉnh sửa dễ dàng.
- Bước 2: chọn công cụ. Hầu hết các nền tảng email như Gmail, Outlook hay Zoho đều có trình tạo chữ ký built-in. Nếu cần nâng cao, dùng phần mềm như WiseStamp hoặc Exclaimer để thêm tính năng động (như thay đổi theo ngày).
- Bước 3: Kiểm tra và thử nghiệm. Gửi email test đến chính mình trên các thiết bị khác nhau để đảm bảo hiển thị đúng. Nhớ cập nhật định kỳ, đặc biệt khi thay đổi công việc.
Với những bước này, bạn đã sẵn sàng tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp thực sự ấn tượng.
Hiện tại, EMX cung cấp dịch vụ hỗ trợ tạo chữ ký email chuyên nghiệp dành riêng cho doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu vui lòng click chọn vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
Cách Tạo Thông Tin Cá Nhân Cuối Email Trong Gmail: Hướng Dẫn Từng Bước
Gmail là nền tảng phổ biến nhất, vì vậy hãy tập trung vào cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail. Quy trình này miễn phí và dễ dàng, phù hợp cho cả người mới bắt đầu.
Bước 1: Truy Cập Cài Đặt Gmail
Mở trình duyệt Chrome (khuyến nghị để tương thích tốt nhất) và truy cập mail.google.com. Đăng nhập tài khoản của bạn. Ở góc trên bên phải, click biểu tượng bánh răng (Settings) > Chọn “Xem tất cả cài đặt” (See all settings). Tab “General” sẽ mở ra, cuộn xuống phần “Signature” (Chữ ký).
Bước 2: Tạo Chữ Ký Mới
Click “Create new” để bắt đầu. Đặt tên cho chữ ký, ví dụ: “Chữ ký cá nhân” hoặc “Đuôi email công việc”. Trong ô soạn thảo, nhập nội dung cơ bản. Sử dụng thanh công cụ để định dạng: Chọn font (Arial hoặc theo thương hiệu), kích thước chữ (thường 10-12pt), in đậm tên chính, thêm màu sắc (xanh dương cho liên kết).
Bước 3: Tùy Chỉnh Nâng Cao
- Thêm hình ảnh: Click biểu tượng hình ảnh > Upload logo từ máy tính hoặc Google Drive (chia sẻ công khai). Kích thước lý tưởng 150×50 pixel để tránh làm chậm email.
- Thêm liên kết: Highlight text > Click biểu tượng chuỗi liên kết > Dán URL.
- Sử dụng HTML cho thiết kế phức tạp: Click “<>” để chuyển chế độ, ví dụ: <strong>Tên bạn</strong><br><a href=”https://hvn.vn”>Website</a>.
- Căn chỉnh:Lề (trái/giữa), thêm bullet points cho danh sách liên hệ.
- Nếu dùng Google Workspace (dành cho doanh nghiệp), tích hợp tự động disclaimer pháp lý như “Thông tin này bảo mật”.
Bước 4: Áp Dụng Và Lưu
Cuộn xuống “Signature defaults“: Chọn chữ ký cho “New emails” hoặc “Replies/forwards“. Click “Save Changes“. Để kiểm tra, soạn email mới (Compose) và gửi thử cho chính mình. Chữ ký sẽ tự động xuất hiện sau dấu “–“.
Mẹo Tối Ưu Chữ Ký Email Để Tăng Hiệu Quả
Để chữ ký không chỉ đẹp mà còn hiệu quả, hãy áp dụng một số mẹo sau.
- Đầu tiên, giữ sự nhất quán với thương hiệu: Sử dụng màu sắc, font chữ giống website của bạn.
- Thứ hai, tối ưu cho mobile: Hơn 50% email được đọc trên điện thoại, vì vậy tránh bảng phức tạp hoặc hình ảnh lớn.
- Thứ ba, thêm yếu tố cá nhân hóa: Một câu quote yêu thích hoặc ảnh vui có thể làm chữ ký gần gũi hơn, nhưng chỉ dùng cho email thân mật.
- Thứ tư, theo dõi hiệu suất: Sử dụng công cụ như Bitly để rút gọn liên kết và theo dõi click.
- Cuối cùng, cập nhật thường xuyên: Thay đổi số điện thoại? Cập nhật ngay thồn tin để tránh mất cơ hội.
Những mẹo này sẽ giúp chữ ký của bạn không chỉ đáp ứng chữ ký của email nên có những thông tin gì mà còn trở thành công cụ marketing mạnh mẽ.
Các Mẫu Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp Để Bạn Tham Khảo
Để minh họa, hãy xem một số mẫu chữ ký email chuyên nghiệp.
Mẫu 1 cho nhân viên văn phòng:
Phạm Văn Thái
Technical at Emx
Công ty EMX
SĐT: 0828 999 666 | thaipv@emx.vn
emx.vn | Từ Liêm District, Hà Nội
Mẫu 2 cho freelancer:
Nguyễn Văn A
Nhà thiết kế đồ họa tự do
Portfolio: Nguyenvana.vn
SĐT: 0987 123 456 | a@freelance.vn
Instagram: @a_design | Behance: behance.net/a
Sẵn sàng biến ý tưởng của bạn thành hiện thực!
Mẫu 3 cho doanh nghiệp lớn:
[Logo HVN]
Lê Văn A
Marketing Manager
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HVN
SĐT: 0964.xxx.xxx | tranglh@hvn.vn
Website: www.hvn.vn
Những mẫu này có thể tùy chỉnh theo nhu cầu, đảm bảo ngắn gọn và hấp dẫn.
Kết Luận
Tóm lại, chữ ký của email nên có những thông tin gì? Đó là sự kết hợp hài hòa giữa tên, chức vụ, liên hệ, liên kết và yếu tố thương hiệu, tất cả nhằm tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Với hướng dẫn về cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp và cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail, bạn đã có đầy đủ công cụ để hành động.
Đừng chờ đợi – hãy dành 10 phút hôm nay để cập nhật chữ ký của mình. Kết quả sẽ là những mối quan hệ kinh doanh bền vững hơn và hình ảnh cá nhân nổi bật. Nếu bạn đang tìm kiếm sự khác biệt trong giao tiếp, một chữ ký email chuyên nghiệp chính là chìa khóa. Chúc bạn thành công!
Nếu gặp khó khăn hoặc bạn cần thêm thông tin hỗ trợ, hãy liên hệ với EMX qua Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.